Rimborso Spese al dipendente per i costi sostenuti durante lo smart working – Risposta dell’Agenzia delle Entrate n.314 del 30/04/2021

Antonio Pellicanò (dott. e Project Manager)

Lavoro agile e rimborso dei costi sostenuti

Con il prolungarsi dello stato pandemico, nonché delle relative norme sul contenimento dei contagi da Covid-19, lo Smart Working è diventato la prassi organizzativa di molte aziende sia a livello nazionale che internazionale.

La diffusione nell’utilizzo di tale modello si è ottenuta grazie alle proroghe successive all’art. 4 del DPCM 1° marzo 2020 de dell’art. 1, comma 1, lettera n) del DPCM 4 marzo 2020, in cui le aziende hanno la possibilità di poter attivare il Lavoro Agile in modalità semplificata. Oltre ad avere l’utilità di rispettare le direttive sulle norme di sicurezza in materia di contenimento dei contagi, l’utilizzo dello Smart Working ha avuto un impatto migliorativo sul Conto Economico delle aziende per via della riduzione dei costi operativi propedeutici al mantenimento della postazione di lavoro.

Questa riduzione dei costi non si configura come un miglioramento di efficienza operativa per l’azienda, quindi frutto di una riorganizzazione o strategia procedurale, ma semplicemente si è assistito a una traslazione dei costi che ricadono in capo al lavoratore dipendente.

Difatti, soffermandosi a considerare i consumi dovuti al mantenimento della postazione lavorativa, al di là dei contratti di utenza già sottoscritti presso le abitazioni private, le ore impiegate nella propria abitazione durante il turno lavorativo comportano l’aumento dei consumi di servizi quali l’energia elettrica, acqua, fonti di climatizzazione diversi da quelli elettronici.

Questi consumi, in periodi di normalità, durante le ore lavorative venivano sostenute direttamente dalle aziende che, in alcuni casi (soprattutto in aziende di grandi dimensioni) hanno avuto un’incidenza di circa il 15%.

Queste considerazioni sono state fatte in modo oculato da parte di una Società che, per andare incontro a questa traslazione di costi, ha pensato di sottoscrivere un accordo sindacale di secondo livello, quindi un regolamento interno senza il coinvolgimento delle organizzazioni sindacali, avente ad oggetto il trattamento economico e normativo dei propri lavoratoti e di quelli appartenenti alle aziende del Gruppo che svolgono la loro attività con le modalità del Lavoro Agile.

Con lo scopo di potenziare il ricorso a tale strumento, la Società ha previsto di concedere ad ogni dipendente una somma a titolo di rimborso delle spese delle quali il lavoratore si deve far carico per poter operare in Smart Working.

Attraverso una stima di costo giornaliero che si basa sul consumo di energia elettrica per l’utilizzo di un computer e una lampada, il costo dell’utilizzo dei servizi igienici (acqua e materiale di consumo), nonché l’utilizzo di un sistema di riscaldamento per 1 ora al giorno, si è giunti alla conclusione che al lavoratore deve essere riconosciuto un rimborso giornaliero pari a euro 0,50.

Attraverso una dimostrazione tabellare, è stato messo a confronto il compenso stimato con l’effettivo risparmio generato dalla società, quest’ultimo di poco maggiore pari a euro 0,5105.

Al fine di inquadrare il trattamento fiscale, ma soprattutto capire se le somme erogata possano essere escluse dalla base imponibile che forma il reddito da lavoro dipendente, la società ha presentato interpello presso l’Agenzia delle Entrata.

Con la risposta n. 314 del 30 aprile 2021, l’Agenzia delle Entrate comunica – sulla scorta della  risoluzione 20 giugno 2017 n. 74/E, e l’art. 51 comma 4 lettera a) – che il rimborso forfettario per le spese sostenute dal lavoratore è escluso dalla base imponibile solo nel caso in cui i costi sostenuti dal dipendente, nell’esclusivo interesse del datore di lavoro, sono individuati “sulla base di elementi oggettivi, documentalmente accertabili, al fine di evitare che il relativo rimborso concorra alla determinazione del reddito imponibile”.

Attraverso l’illustrazione dei costi pro-capite risparmiati, la Società ha fornito un elemento oggettivo, accertabile a livello documentale, dimostrando che il rimborso da erogare non concorre alla formazione del reddito imponibile del lavoratore, ma si riferisce a dei costi anticipati e sostenuti dallo stesso per via del lavoro svolto, ottenendo così esito favorevole da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Le aziende che volessero fornire un rimborso spese ai dipendenti per il lavoro svolto tramite Smart Working, dovranno procedere a calcolare il costo pro-capite che si sarebbe sostenuto se il lavoratore fosse stato in azienda.

Il controllo potrà essere eseguito prendendo come riferimento i mesi dell’anno precedente in cui si operava con un’organizzazione tradizionale e confrontarli con i mesi recenti con l’utilizzo del modello del Lavoro Agile.

Il Cost Driver da seguire potrebbe essere dato dal Kw/h consumato, dai metri cubi di acqua, oppure dal materiale di consumo inerente i servizi igienici. Per cui, la differenza di kw/h dovrà essere moltiplicata per la componente energia fatturata nei mesi di riferimento.

Ottenuto così il valore del costo risparmiato, lo stesso dovrà essere diviso per il numero dei lavoratori in Smart Working e a sua volta dovrà essere diviso per il numero dei giorni presi in considerazione, configurando così il rimborso spese giornaliero da poter erogare.

L’introduzione di un modello di controllo di gestione all’interno delle aziende, oltre a portare un beneficio sulle decisioni strategiche mirate al miglioramento dell’efficacia ed efficienza operativa, in questo caso porta anche a un miglioramento della condizione lavorativa dei propri collaboratori, aumentandone la soddisfazione, l’inclusione e con esse la prestazione lavorativa.